Para la mercadotecnia, las funciones básicas que corresponde realizar a cualquier intermediario son las siguientes:
- INVESTIGAR. La investigación es una de las funciones más importantes que deberá realizar cualquier intermediario, y es una de las más difíciles de realizar en el sector artístico-cultural, dada la especialización de los mercados por manifestación. Corresponde al intermediario investigar las posibilidades que tiene lo que hacemos en los mercados de nuestro interés, y mantenernos actualizados de los resultados que vaya alcanzando, a los efectos de retroalimentarnos para poder realizar un intercambio más efectivo. Cualquier investigación de este tipo es costosa, pues requerirá una inversión en esfuerzo humano, tiempo, “know how” y dinero.
- PROMOVER Será función de los intermediarios, realizar una promoción efectiva de nuestra oferta, y para ello tendrá que contar con un paquete de materiales promocionales en diferentes soportes, que satisfaga el nivel de calidad y requerimientos de información que cada mercado exige. Generalmente, los representados proporcionan un grupo de materiales base que después los intermediarios recomponen en nuevos soportes con la calidad requerida. En algunos casos, cuando los materiales de base son de muy mala calidad, o insuficientes, el intermediario asume completamente la elaboración del paquete promocional.
- CONTACTAR Aún cuando nosotros tratemos de contactar a posibles interesados en nuestro trabajo, recaerá sobre los intermediarios el trabajo de contactar a éstos, y a todos los otros que puedan constituirse en mediadores de nuestra gestión. Los intermediarios deberán se capaces de establecer contacto con la mayor cantidad de entidades y personas interesadas en nuestro trabajo. Este es un esfuerzo permanente, que requerirá de muchas relaciones, tiempo, recursos y constancia.
- SELECCIONAR Los intermediaros tendrán, a partir de su conocimiento de cada mercado y de ofertas concurrentes, la capacidad de seleccionar aquellas propuestas que mejor encajen en su área de trabajo. Esto hace, que quizás no todo lo que hagamos sirva para un determinado circuito, y sin embargo, funcione para otro.
- AJUSTAR A partir de conocer los requerimientos de los espacios y circuitos a penetrar, los intermediarios estarán en condiciones de sugerirnos modificaciones y ajustes a nuestra o nuestras propuestas, en la medida en que ellas no dañen su esencia. Las recomendaciones más comunes, están relacionadas con la duración, la cantidad de personas, la existencia o no de intermedio, conveniencia o no de determinados temas, de desnudos, el idioma, ajustes en los formatos. etc.
- NEGOCIAR Corresponderá a los intermediarios negociar a nombre nuestro, por lo que deberá existir una total sintonía entre él y nosotros, y éstos deberán conocer a fondo nuestra propuesta, nuestras condiciones de trabajo y nuestras exigencias mínimas . Negociar es un arte, y de una buena o mala negociación dependerá en mucho nuestro desempeño en un mercado particular. Una vez que el negocio esté hecho, sus términos serán de estricto cumplimiento y todo aquello que se negoció mal, o no se tuvo en cuenta, pesará sobre nosotros y podrá dar al traste con un feliz desempeño.
- DISTRIBUIR Los intermediarios deberán ser capaces de diseñar y coordinar toda la logística necesaria para que nuestro producto llegue al público final con la calidad requerida, en tiempo y satisfaciendo nuestras exigencias mínimas. Muchas veces los intermediarios sub-contratan entidades especializadas en realizar los diferentes trabajos que se requieren por proyectos puntuales, como pueden ser: agencias montadoras, agencias de touring, agencias de transportación, agencias aseguradoras, etc.
- FINANCIAR Es habitual que los intermediaros financien determinadas aspectos como parte del proceso de promoción, negociación y realización final de nuestro trabajo. Estos elementos pueden ser de muy variada índole, y muchas veces es capital que se anticipa, y se descuenta después, de los beneficios o partidas que se asumen como parte de los costos de operaciones. Entre los elementos más comunes están: gastos de producción, gastos por concepto de realización de materiales promocionales, gastos por concepto de participación en actividades o eventos promocionales y/o comerciales, pago de transportación local, alquiler de ropa de invierno, organización y realización de conferencias de prensa, alquiler de soportes técnicos, instrumentos u otros elementos necesarios para garantizar el hecho artístico.
- ARRIESGARSE Toda actividad conlleva un riesgo, y el trabajo de los intermediarios también. Colocar cualquier producción artística en un circuito, requiere una gran inversión de tiempo, recursos y esfuerzo sostenido, y si la aceptación del público final no se corresponde con lo previsto, el impacto puede ser grande en términos económicos, de gestión y hasta de imagen.
Todo representado debe exigir a su representante o intermediario la realización de estas funciones. Si el intermediario no sabe que esto es lo que le corresponde hacer, o no es capaz de asumir o realizar eficientemente este trabajo, estamos entonces perdiendo un tiempo precioso, fatalmente “encadenados”, a alguien que vive de nosotros, pero que no trabaja para nosotros.
El nivel de compromiso que conlleva el trabajo con intermediarios, exige que seamos muy cuidadosos en el momento de su selección, y que seamos conscientes de que tener un intermediario no significa que ya todo está resuelto. Aún y cuando tengamos un buen intermediario, deberemos estar alerta acerca de su gestión, y no desestimar nuevos intereses que puedan aparecer hacia nuestra propuesta los que podríamos trasladárselos para que enriquezca su trabajo.